Cara submit artikel ke OJS sebenarnya tidak sulit dipelajari, tetapi kesalahan kecil di formulirnya sering baru ketahuan belakangan, misalnya ketika naskah dikembalikan editor sebelum direview atau nama rekan penulis tidak muncul di halaman artikel. Panduan ini membahas proses submit di OJS 3 dari sisi penulis, mulai dari menyiapkan berkas dan akun sampai memantau status di dasbor, lengkap dengan titik yang paling sering membuat submit gagal atau tertahan.
Tampilan OJS di tiap jurnal bisa berbeda karena pengelola bebas mengatur tema, bahasa antarmuka, dan isi formulirnya. Nama menu juga bisa berubah antarversi. Karena itu, pahami fungsi setiap tahap, bukan hanya letak tombolnya, supaya Anda tetap bisa menyesuaikan diri di jurnal mana pun.
Submit artikel di OJS 3 berjalan dalam lima tahap, yaitu persiapan (checklist, pilih bagian, pernyataan hak cipta), unggah berkas, isi metadata, konfirmasi, lalu pantau status di dasbor. Sebelum mulai, siapkan naskah sesuai template jurnal tujuan, versi anonim bila jurnal memakai review buta, dan data lengkap semua penulis. Kegagalan paling sering justru terjadi pada hal kecil, seperti identitas penulis yang tertinggal di berkas, metadata yang berbeda dengan naskah, atau submit yang tidak diselesaikan sampai tombol terakhir.
Tim Pelopor Publikasi bisa membantu Anda memeriksa kesiapan berkas, data penulis, dan metadata sebelum naskah dikirim ke jurnal tujuan.
Mengenal OJS Sekilas dari Sisi Penulis
OJS (Open Journal Systems) adalah perangkat lunak sumber terbuka untuk mengelola jurnal yang dikembangkan oleh Public Knowledge Project (PKP). Banyak jurnal di Indonesia, baik yang sudah terakreditasi SINTA maupun yang belum, memakai sistem ini untuk menerima naskah, mengatur review, sampai menerbitkan artikel secara daring. Bagi penulis, OJS adalah pintu masuk tunggal. Naskah dikirim, revisi diunggah, dan komunikasi dengan editor berlangsung di sistem yang sama.
Di balik layar, naskah Anda akan melewati empat tahap editorial, yaitu Submission, Review, Copyediting, dan Production. Penulis hanya aktif di beberapa titik, terutama saat submit, saat revisi, dan saat diminta memeriksa hasil akhir. Bila Anda ingin memahami peran editor, reviewer, dan aktor lain di sistem ini, baca dulu pengertian dan alur kerja OJS secara lengkap. Untuk gambaran besar perjalanan sebuah naskah dari ide sampai terbit, lihat juga panduan publikasi jurnal ilmiah yang menjadi induk seluruh seri ini.
Siapkan Berkas dan Data Sebelum Membuka Formulir
Mengisi formulir submit sambil mencari data adalah resep salah ketik dan isian yang tidak konsisten. Kumpulkan semua bahan lebih dulu dalam satu folder, lalu buka OJS ketika semuanya sudah lengkap. Persiapan ini biasanya jauh lebih lama daripada proses submit itu sendiri, dan memang di sinilah sebagian besar kegagalan bisa dicegah.
Langkah ini juga mengandaikan jurnal tujuan sudah Anda tetapkan dengan cermat. Bila belum, pelajari dulu cara memilih jurnal yang tepat dan pastikan status indeksasi jurnal tersebut sesuai kebutuhan Anda, misalnya untuk syarat kelulusan atau angka kredit jabatan. Submit ke jurnal yang keliru adalah kegagalan yang tidak bisa diperbaiki dengan formulir serapi apa pun.
| Yang disiapkan | Keterangan | Titik yang sering gagal |
|---|---|---|
| Naskah lengkap | Ditulis memakai template jurnal tujuan, umumnya berkas .docx dari menu Author Guidelines atau Template di situs jurnal | Memakai template jurnal lain atau format bebas, sehingga editor mengembalikan naskah sebelum review |
| Naskah versi anonim | Wajib bila jurnal memakai review buta, tanpa nama, afiliasi, ucapan terima kasih, dan info pendanaan | Nama penulis masih tersimpan di properti dokumen, catatan kaki, atau nama berkas |
| Data semua penulis | Nama lengkap dengan ejaan yang konsisten, afiliasi, negara, email aktif, dan ORCID iD bila diminta | Email rekan penulis salah ketik atau sudah tidak aktif |
| Metadata dalam teks polos | Judul, abstrak, kata kunci, dan daftar referensi disalin ke satu berkas teks | Isi metadata berbeda dengan versi terakhir naskah |
| Berkas pendukung | Surat pernyataan orisinalitas, persetujuan etik, data, atau gambar beresolusi tinggi bila diminta | Berkas tambahan dikirim lewat email pribadi, bukan diunggah di OJS |
Daftar berkas pendukung berbeda tiap jurnal. Rujukan utamanya tetap Author Guidelines jurnal tujuan.
Soal template, perlu diingat bahwa tidak ada satu template SINTA resmi yang berlaku untuk semua jurnal. Setiap jurnal menyediakan template jurnal sendiri. Unduh versi terbaru langsung dari situs jurnal tujuan, bukan salinan yang beredar di grup percakapan, karena pengelola bisa memperbarui format sewaktu-waktu. Simpan pula halaman Author Guidelines dalam bentuk PDF atau tangkapan layar agar mudah dirujuk saat mengisi formulir.
Satu persiapan lagi yang sering dilupakan adalah pemeriksaan kemiripan naskah. Banyak jurnal memeriksa tingkat kemiripan pada tahap awal, dan naskah dengan kemiripan tinggi bisa dikembalikan sebelum sampai ke reviewer. Bila institusi Anda menyediakan akses perangkat pemeriksa kemiripan, gunakan sebelum submit, lalu perbaiki bagian yang terlalu dekat dengan sumber, termasuk dari tulisan Anda sendiri yang sudah terbit.
Mendaftar Akun dan Login sebagai Author
Hampir semua jurnal OJS mewajibkan penulis memiliki akun sebelum submit. Tautan pendaftaran biasanya ada di bagian atas halaman jurnal dengan label Register atau Daftar. Formulirnya umumnya meminta nama depan, nama belakang, afiliasi, negara, email, nama pengguna, dan kata sandi, ditambah persetujuan pengolahan data pribadi. Beberapa hal berikut sering terlewat saat mendaftar.
- Tulis nama secara konsisten. Gunakan ejaan nama yang sama di semua jurnal. Bila nama Anda hanya satu kata, ikuti petunjuk jurnal tentang pengisian kolom nama depan dan nama belakang. Nama yang ditulis berbeda-beda membuat profil penulis Anda di mesin pencari akademik mudah terpecah.
- Pakai email yang benar-benar Anda pantau. Semua notifikasi dari editor dikirim ke alamat ini. Sebagian email institusi memiliki filter yang ketat terhadap pesan otomatis, jadi pastikan alamat yang Anda pakai bisa menerima email dari luar.
- Cek dulu apakah Anda sudah punya akun. Satu instalasi OJS bisa menampung beberapa jurnal, misalnya jurnal-jurnal dalam satu kampus. Bila muncul pesan bahwa email atau nama pengguna sudah terdaftar, coba login atau gunakan fitur lupa kata sandi alih-alih membuat akun baru dengan email lain.
- Pastikan peran Author aktif. Bila setelah login tombol untuk submit tidak muncul, buka profil akun dan periksa bagian peran (Roles). Aktifkan peran penulis untuk jurnal tersebut, atau hubungi pengelola jurnal bila pilihannya tidak tersedia.
Formulir pendaftaran kadang juga menawarkan pilihan bersedia menjadi reviewer. Centang hanya bila Anda memang siap menerima undangan menelaah naskah di bidang tersebut. Setelah akun aktif dan Anda login, sistem akan membawa Anda ke dasbor. Di sanalah tombol New Submission atau padanannya dalam bahasa Indonesia berada.
Cara Submit Artikel ke OJS dalam 5 Tahap
Setelah tombol submit diklik, OJS 3 membawa Anda melalui formulir bertahap. Pada versi yang lebih baru, nama dan pengelompokan langkahnya bisa sedikit berbeda, tetapi isinya tetap sama. Berikut gambaran urutannya.
- Persiapan. Membaca checklist, memilih bagian (section), dan menyetujui pernyataan hak cipta.
- Unggah berkas. Mengirim berkas naskah utama beserta berkas pendukung.
- Isi metadata. Memasukkan judul, abstrak, kontributor, kata kunci, dan referensi.
- Konfirmasi. Memeriksa ulang semua isian lalu menyelesaikan submit.
- Pantau status. Mengikuti perkembangan naskah lewat dasbor dan email.
Setiap tahap punya titik rawannya sendiri. Bagian berikut membahasnya satu per satu, termasuk cara mencegahnya.
Tahap 1, Checklist dan Pemilihan Bagian
Halaman pertama formulir biasanya berisi pilihan bahasa naskah (pada jurnal yang menerima lebih dari satu bahasa), pilihan bagian, daftar periksa, kolom komentar untuk editor, serta pernyataan hak cipta dan privasi. Isinya terlihat sederhana, tetapi di sinilah banyak naskah mulai salah arah.
Membaca checklist dengan sungguh-sungguh
Checklist berisi syarat yang harus dipenuhi naskah, misalnya naskah belum pernah terbit dan tidak sedang dikirim ke jurnal lain, berkas dalam format yang diminta, serta penulisan mengikuti pedoman penulis. Semua butir wajib dicentang agar Anda bisa melanjutkan. Masalahnya, banyak penulis mencentang tanpa membaca, padahal checklist sering memuat syarat teknis yang tidak tercantum di template, seperti format berkas atau gaya sitasi tertentu. Bila ada butir yang belum terpenuhi, berhenti dulu dan perbaiki naskahnya.
Memilih bagian yang sesuai
Bagian (section) adalah pengelompokan naskah di jurnal, misalnya Articles, Review Articles, atau bagian per bidang ilmu. Pilih sesuai jenis naskah Anda. Salah memilih bagian bisa membuat naskah masuk ke editor bagian yang tidak tepat, sehingga harus dipindahkan dulu sebelum diproses. Bila ragu, baca deskripsi tiap bagian di halaman informasi jurnal atau tanyakan dulu kepada redaksi lewat kontak resminya.
Komentar untuk editor dan pernyataan hak cipta
Kolom komentar untuk editor bersifat opsional, tetapi berguna untuk menyampaikan informasi penting secara singkat, misalnya keterangan bahwa naskah pernah dipresentasikan di seminar tanpa diterbitkan dalam prosiding. Tulis dengan sopan dan ringkas. Sebelum mencentang pernyataan hak cipta, baca isinya, terutama soal lisensi artikel setelah terbit, karena ketentuan ini mengikat Anda dan semua rekan penulis.
Konsultasikan kesesuaian naskah, jurnal tujuan, dan kelengkapan berkas Anda dengan tim Pelopor Publikasi sebelum menekan tombol submit.
Tahap 2, Mengunggah Berkas Naskah
Di tahap ini Anda memilih jenis komponen berkas, misalnya Article Text untuk naskah utama, lalu mengunggahnya. Sebagian jurnal meminta berkas tambahan diunggah sebagai komponen terpisah, seperti surat pernyataan, instrumen penelitian, atau data. Setelah unggah, OJS biasanya menampilkan daftar berkas yang masih bisa Anda periksa atau ganti sebelum melanjutkan. Titik yang sering gagal di tahap ini antara lain sebagai berikut.
- Format berkas tidak sesuai. Jurnal yang meminta berkas yang bisa disunting, seperti .docx, akan kesulitan memproses PDF. Ikuti format yang tertulis di checklist.
- Mengunggah versi yang salah. Folder naskah biasanya berisi beberapa versi. Rapikan nama berkas sebelum login, lalu pastikan yang terunggah adalah versi final.
- Nama berkas memuat identitas. Nama berkas yang memuat nama penulis membuka identitas pada review buta. Gunakan nama netral, misalnya judul singkat naskah.
- Komponen berkas salah dipilih. Naskah utama yang ditandai sebagai berkas pendukung bisa terlewat oleh editor.
Identitas penulis yang tertinggal adalah alasan klasik naskah dikembalikan pada review buta. Hapus nama, afiliasi, ucapan terima kasih, dan informasi pendanaan dari versi anonim. Periksa juga properti dokumen, karena kolom penulis di properti berkas Word sering terisi otomatis dari akun komputer. Fitur Inspect Document di Microsoft Word bisa membantu membersihkannya. Untuk sitasi karya sendiri, ikuti petunjuk jurnal, misalnya mengganti nama dengan keterangan Author dan tahun.
Tahap 3, Mengisi Metadata dengan Teliti
Metadata adalah data tentang naskah yang Anda ketik langsung ke formulir, terpisah dari isi berkas. Data inilah yang kelak tampil di halaman artikel dan dibaca mesin pencari serta lembaga pengindeks. Jadi, kesalahan di sini bisa terbawa sampai artikel terbit dan sulit dikoreksi belakangan.
Judul dan abstrak
Salin judul dan abstrak dari versi final naskah, lalu baca ulang hasilnya di formulir. Perhatikan karakter khusus, huruf miring pada nama ilmiah, dan simbol yang bisa berubah saat disalin. Bila jurnal meminta metadata dalam dua bahasa, isi juga kolom untuk bahasa kedua dengan terjemahan yang sudah Anda periksa.
Kontributor
Tambahkan semua rekan penulis lewat bagian kontributor beserta afiliasi, negara, dan email masing-masing. Atur urutannya sama dengan urutan di naskah, lalu tandai siapa yang menjadi kontak utama untuk korespondensi editorial. Penulis yang tidak dimasukkan di sini bisa tidak muncul di halaman artikel walaupun namanya tercantum di berkas. Bila artikel nanti dipakai untuk kenaikan jabatan dosen, ingat bahwa status penulis pertama dan penulis korespondensi ikut dinilai, sehingga urutan nama dan kontak utama perlu disepakati sejak awal. Bila jurnal meminta ORCID iD, pastikan setiap penulis sudah memilikinya dan menautkannya sesuai petunjuk di formulir.
Kata kunci dan referensi
Kata kunci biasanya dimasukkan satu per satu, misalnya dengan menekan Enter setelah setiap istilah. Samakan dengan kata kunci di naskah. Bila tersedia kolom referensi, tempel daftar pustaka dengan pemisahan per baris sesuai petunjuk di bawah kolom tersebut. Sebagian jurnal memakai kolom ini untuk mengolah tautan sitasi, sehingga daftar yang berantakan merugikan Anda sendiri.
Titik gagal paling umum di tahap ini adalah ketidakcocokan antara metadata dan naskah. Judul di formulir masih versi lama, jumlah penulis berbeda, atau abstrak terpotong. Editor yang menemukan perbedaan seperti ini biasanya meminta perbaikan lebih dulu sebelum naskah diproses lebih jauh.
Tahap 4 dan 5, Konfirmasi lalu Pantau Dasbor
Menyelesaikan konfirmasi
Halaman konfirmasi meminta Anda memeriksa ulang semua isian. Setelah yakin, klik tombol penyelesaian (Finish Submission atau padanannya) dan setujui jendela konfirmasi yang muncul. Banyak penulis berhenti di tahap metadata, menutup peramban, lalu mengira naskah sudah terkirim. Padahal, naskah yang belum dikonfirmasi tersimpan sebagai submission yang belum lengkap dan tidak masuk antrean editor. Sebaliknya, jangan membuat submission baru untuk naskah yang sama hanya karena ragu, karena duplikat justru membingungkan redaksi. Setelah selesai, catat nomor ID submission yang diberikan sistem dan simpan tangkapan layarnya. Nomor ini memudahkan Anda dan redaksi saat berkorespondensi tentang naskah tersebut.
Memantau status dan email
Setelah submit selesai, sistem umumnya mengirim email tanda terima ke alamat Anda. Bila tidak ada di kotak masuk, periksa folder spam atau promosi, lalu tandai alamat jurnal sebagai pengirim tepercaya. Pastikan juga notifikasi email aktif di pengaturan profil akun, supaya permintaan revisi tidak terlewat. Meski begitu, jangan hanya mengandalkan email. Biasakan login secara berkala, karena notifikasi bisa saja gagal terkirim tanpa Anda sadari.
Selanjutnya, pantau naskah dari dasbor. Label tahap seperti Submission, Review, Copyediting, dan Production menunjukkan posisi naskah Anda saat ini, sedangkan penjelasan lengkap tiap label ada di ulasan tentang arti status di dasbor OJS. Komunikasi dengan editor sebaiknya lewat fitur diskusi pada halaman naskah, bukan lewat pesan pribadi, agar tercatat di sistem. Bila status tidak berubah dalam waktu yang menurut Anda lama, bandingkan dulu dengan informasi waktu proses yang dicantumkan jurnal, lalu tanyakan secara sopan lewat jalur resmi.
Setelah Submit, Apa yang Terjadi pada Naskah
Begitu masuk antrean, naskah biasanya diperiksa editor lebih dulu, mencakup kesesuaian dengan fokus dan ruang lingkup jurnal, kelengkapan format, dan sering juga tingkat kemiripan. Naskah yang lolos dikirim ke reviewer, sedangkan yang tidak lolos bisa ditolak tanpa review. Lama proses review berbeda tiap jurnal, jadi jangan berpatokan pada pengalaman di jurnal lain.
| Tahap setelah submit | Yang terjadi | Yang perlu Anda siapkan |
|---|---|---|
| Pemeriksaan awal | Editor menilai kesesuaian topik, format, dan kelengkapan naskah | Respons cepat bila editor meminta perbaikan administratif |
| Review | Reviewer menelaah naskah dan memberi rekomendasi | Kesabaran, serta email yang terus dipantau |
| Keputusan dan revisi | Editor menerima, meminta revisi, atau menolak naskah | Berkas revisi dan tanggapan per poin atas komentar reviewer |
| Penerimaan | Redaksi menerbitkan LOA dan status berubah menjadi Accepted atau Scheduled | Arsip LOA dan tangkapan layar status di dasbor |
| Copyediting dan produksi | Naskah disunting dan ditata letak menjadi berkas terbit | Pemeriksaan hasil akhir bila diminta |
Urutan dan nama tahap bisa sedikit berbeda tergantung kebijakan jurnal dan versi OJS yang dipakai.
Bila reviewer meminta perbaikan, unggah revisi pada halaman naskah yang sama di tahap Review, bukan sebagai submission baru. Teknik menyusun tanggapan yang meyakinkan dibahas dalam panduan cara merespons komentar reviewer. Setelah naskah dinyatakan diterima, ingat bahwa LOA adalah bukti penerimaan, bukan bukti terbit. Isi surat dan kapan surat itu bisa diminta dijelaskan di artikel cara mendapatkan LoA jurnal.
Peluang naskah lolos di setiap tahap ini lebih banyak ditentukan sebelum submit daripada sesudahnya. Kumpulan tips menyiapkan artikel jurnal agar lebih mudah ACC bisa Anda pakai sebagai daftar periksa terakhir. Bila Anda ingin ada pihak yang mendampingi dari pemilihan jurnal sampai tahap revisi, Pelopor Publikasi juga menyediakan layanan pendampingan proses publikasi dengan keputusan akhir tetap di tangan redaksi jurnal.
Peta Panduan Submit dan Review
Artikel ini menjadi pintu masuk rangkaian panduan submit dan review di blog Pelopor Publikasi. Gunakan daftar berikut sesuai posisi naskah Anda saat ini.
- Belum paham sistemnya. Baca apa itu OJS untuk mengenal peran tiap aktor dan alur editorialnya.
- Belum menentukan jurnal. Mulai dari panduan memilih jurnal tujuan berdasarkan bidang, indeksasi, dan kebutuhan Anda.
- Naskah belum sesuai format. Cari dan pakai template dari jurnal tujuan sebelum menulis ulang.
- Ingin memperkuat naskah. Gunakan tips artikel jurnal sebagai daftar periksa sebelum submit.
- Menerima komentar reviewer. Ikuti panduan menanggapi reviewer untuk menyusun revisi dan surat tanggapan.
- Naskah sudah diterima. Pelajari hal penting seputar LoA jurnal agar Anda tahu dokumen apa yang perlu disimpan.
Baca juga: cara menulis artikel jurnal ilmiah.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah submit artikel ke OJS harus memakai akun?
Ya. Hampir semua jurnal OJS mewajibkan penulis mendaftar dan login sebelum submit. Bila jurnal tujuan berada di instalasi OJS yang sama dengan jurnal lain tempat Anda pernah mendaftar, coba login dengan akun lama sebelum membuat akun baru.
Mengapa tombol submit tidak muncul setelah login?
Biasanya karena akun Anda belum memiliki peran penulis (Author) di jurnal tersebut. Buka profil akun, periksa bagian peran, lalu aktifkan peran penulis. Bila pilihan itu tidak tersedia, hubungi pengelola jurnal lewat kontak resmi di situsnya.
Bagaimana memastikan naskah benar-benar sudah terkirim?
Naskah dianggap terkirim setelah Anda menyelesaikan tahap konfirmasi. Tandanya, naskah tampil di dasbor tanpa keterangan belum lengkap dan biasanya ada email tanda terima. Bila email tidak datang, periksa folder spam dan pastikan status di dasbor sudah berubah.
Bolehkah mengirim revisi sebagai submission baru?
Sebaiknya tidak, kecuali editor memintanya secara khusus. Revisi diunggah pada halaman naskah yang sama di tahap Review agar riwayat review tetap utuh. Submission baru untuk naskah yang sama bisa dianggap duplikat.
Apakah naskah yang sudah dikirim masih bisa diubah atau ditarik?
Berkas yang sudah dikirim umumnya tidak bisa Anda ganti sendiri. Bila ada kesalahan, sampaikan kepada editor lewat fitur diskusi di halaman naskah dan minta arahan. Untuk menarik naskah, ajukan permintaan tertulis kepada redaksi dan tunggu konfirmasinya sebelum mengirim naskah ke jurnal lain.
Berapa lama naskah diproses setelah submit di OJS?
Tidak ada patokan yang sama untuk semua jurnal. Lama pemeriksaan awal dan review bergantung pada kebijakan redaksi, jumlah naskah yang masuk, dan ketersediaan reviewer. Rujukan terbaik adalah informasi waktu proses yang dicantumkan jurnal tujuan di situsnya.
Ceritakan jurnal tujuan dan kondisi naskah Anda. Tim Pelopor Publikasi akan membantu memetakan hal yang perlu dibereskan sebelum Anda menekan tombol submit.
Konsultasi awal tanpa biaya. Keputusan akhir penerimaan naskah tetap berada pada editor dan reviewer jurnal.
