Apa itu OJS? Pertanyaan ini wajar muncul ketika Anda pertama kali diminta membuat akun sebelum mengirim naskah ke sebuah jurnal, lalu disambut dasbor penuh istilah seperti Submission, Review, dan Copyediting. Singkatnya, OJS adalah sistem yang dipakai jurnal untuk menjalankan seluruh proses redaksi secara daring, dari naskah masuk sampai artikel terbit.
Memahami cara kerja sistem ini membantu Anda membaca posisi naskah dengan tenang, tahu siapa yang sedang memegang naskah, dan tidak salah langkah ketika diminta revisi. Artikel ini membahas konsepnya. Untuk langkah teknis mengirim naskah, gunakan panduan cara submit artikel ke OJS yang membahas setiap tahap formulirnya.
OJS (Open Journal Systems) adalah perangkat lunak sumber terbuka untuk mengelola dan menerbitkan jurnal ilmiah secara daring, dikembangkan oleh Public Knowledge Project (PKP). Di dalamnya, naskah bergerak melalui empat tahap, yaitu Submission, Review, Copyediting, dan Production, dengan aktor yang berbeda di tiap tahap. OJS hanyalah alat pengelolaan, bukan lembaga pengindeks dan bukan penanda akreditasi.
Ceritakan posisi naskah Anda saat ini. Tim Pelopor Publikasi bisa membantu menjelaskan arti statusnya dan langkah yang sebaiknya diambil.
Apa Itu OJS dan Siapa Pengembangnya
OJS adalah singkatan dari Open Journal Systems, perangkat lunak sumber terbuka yang dikembangkan oleh Public Knowledge Project (PKP). Karena bersifat sumber terbuka, perangkat ini bisa dipasang dan disesuaikan oleh pengelola jurnal tanpa membeli lisensi. Kampus atau penerbit cukup memasangnya di server sendiri, lalu mengatur tampilan, bahasa, formulir, dan alur kerja sesuai kebijakan jurnal.
Satu hal yang sering disalahpahami, OJS bukan lembaga pengindeks dan bukan status akreditasi. Jurnal yang memakai OJS belum tentu terakreditasi SINTA atau terindeks Scopus, sama seperti situs yang dibuat dengan WordPress belum tentu situs resmi sebuah instansi. Status jurnal tetap harus dicek di sumber resminya, misalnya profil jurnal di portal SINTA (sinta.kemdiktisaintek.go.id) untuk akreditasi nasional.
Mengapa Banyak Jurnal Indonesia Memakai OJS
Ada beberapa alasan praktis yang membuat OJS menjadi pilihan umum pengelola jurnal di kampus Indonesia.
- Bebas biaya lisensi. Pengelola cukup menyiapkan server dan tenaga teknis, sehingga cocok untuk jurnal kampus dengan anggaran terbatas.
- Alur editorial lengkap dalam satu sistem. Penerimaan naskah, penugasan reviewer, revisi, penyuntingan, sampai penerbitan tercatat di satu tempat, sehingga jejak keputusan editorial mudah ditelusuri.
- Mendukung review anonim. Sistem bisa menyembunyikan identitas penulis dan reviewer sesuai pengaturan jurnal, hal yang penting untuk telaah sejawat yang adil.
- Metadata tersimpan rapi. Judul, abstrak, penulis, dan kata kunci disimpan dalam kolom terpisah, sehingga lebih mudah dibaca mesin pencari akademik dan lembaga pengindeks.
- Sudah akrab bagi banyak orang. Karena dipakai luas, panduan dan pelatihan pengelolaannya mudah ditemukan, dan penulis tidak perlu belajar sistem baru setiap kali pindah jurnal.
Karena setiap jurnal bebas mengatur tema dan bahasanya, tampilan OJS satu jurnal bisa terlihat sangat berbeda dengan jurnal lain. Nama menu juga bisa berbeda antarjurnal dan antarversi, tetapi logika alurnya tetap sama.
Bagi penulis, kondisi ini menguntungkan. Sekali Anda memahami logika OJS di satu jurnal, Anda cukup menyesuaikan diri dengan tampilan dan isi formulir di jurnal berikutnya, bukan mempelajari sistem baru dari nol. Selain itu, setiap tindakan di sistem tercatat lengkap dengan tanggalnya, sehingga riwayat naskah bisa menjadi pegangan bila suatu saat ada perbedaan informasi antara Anda dan redaksi.
Peran Tiap Aktor di OJS
OJS bekerja dengan sistem peran. Setiap akun bisa memegang satu atau beberapa peran, dan peran itulah yang menentukan menu serta tindakan yang tersedia. Pada jurnal kecil, satu orang sering merangkap beberapa peran sekaligus.
| Aktor | Tugas utama di OJS |
|---|---|
| Manajer jurnal | Mengatur jurnal secara keseluruhan, mulai dari pengaturan situs, bagian (section), formulir, sampai pengguna dan perannya |
| Editor | Memeriksa naskah masuk, menugaskan editor bagian atau reviewer, dan mengambil keputusan editorial |
| Editor bagian | Menangani naskah di bagian tertentu, memilih reviewer, dan sesuai pengaturan jurnal mengambil atau merekomendasikan keputusan |
| Reviewer | Menelaah naskah sesuai undangan, lalu mengirim komentar dan rekomendasi |
| Penulis | Mengirim naskah, mengunggah revisi, dan memeriksa hasil akhir bila diminta |
| Copyeditor | Menyunting bahasa, konsistensi istilah, dan gaya selingkung naskah yang sudah diterima |
| Layout editor | Menyiapkan berkas terbit (galley), misalnya PDF atau HTML, sesuai tata letak jurnal |
| Proofreader | Memeriksa berkas terbit untuk menangkap kesalahan terakhir sebelum artikel dipublikasikan |
Pembagian tugas bisa disesuaikan oleh manajer jurnal, sehingga rinciannya dapat berbeda antarjurnal.
Dari sisi penulis, Anda umumnya hanya berinteraksi langsung dengan editor atau editor bagian. Identitas reviewer biasanya tidak terlihat bila jurnal memakai review anonim, dan komunikasi resmi berlangsung lewat fitur diskusi di halaman naskah.
Memahami pembagian peran ini membantu Anda mengarahkan pertanyaan ke pihak yang tepat. Pertanyaan tentang keputusan atau kelanjutan naskah ditujukan kepada editor. Pertanyaan tentang hasil suntingan bahasa biasanya muncul di tahap copyediting, sedangkan koreksi tata letak disampaikan saat pemeriksaan galley. Jangan menghubungi reviewer secara langsung, karena hal itu merusak prinsip telaah anonim dan bisa merugikan naskah Anda sendiri.
Konsultasikan kondisi naskah Anda dengan tim Pelopor Publikasi untuk memahami tahapnya dan cara berkomunikasi yang tepat dengan redaksi.
Alur Editorial OJS dalam Empat Tahap
Dari sudut pandang sistem, setiap naskah berpindah melalui empat tahap. Perpindahan itu dilakukan editor lewat keputusan editorial, bukan oleh penulis.
Submission, pintu masuk naskah
Tahap ini dimulai saat penulis menyelesaikan formulir pengiriman. Naskah masuk antrean dan editor melakukan pemeriksaan awal, misalnya kesesuaian topik dengan ruang lingkup jurnal dan kelengkapan format. Dari sini editor bisa meneruskan naskah ke tahap review atau menolaknya tanpa review.
Review, tahap telaah sejawat
Editor atau editor bagian mengundang reviewer. Reviewer membaca berkas, mengisi formulir telaah, dan memberi rekomendasi. Berdasarkan hasil itu, editor dapat meminta revisi, mengirim naskah untuk putaran review berikutnya, menerima, atau menolak. Bila diminta revisi, penulis mengunggah berkas perbaikan di tahap ini. Cara menyusun perbaikan dan surat tanggapannya dibahas di artikel cara merespons komentar reviewer.
Copyediting, penyuntingan naskah yang diterima
Setelah naskah diterima, berkas pindah ke copyeditor untuk dirapikan dari segi bahasa, konsistensi istilah, dan gaya selingkung. Penulis kadang diminta mengonfirmasi hasil suntingan atau menjawab pertanyaan copyeditor. Perubahan substansi di tahap ini umumnya sudah tidak diharapkan.
Production, menyiapkan berkas terbit
Layout editor menyusun galley, yaitu versi siap terbit dalam format seperti PDF atau HTML. Proofreader, dan sering juga penulis, memeriksa galley untuk menangkap kesalahan terakhir. Setelah itu artikel dijadwalkan masuk ke sebuah terbitan (issue) lalu dipublikasikan.
Fitur Dasbor yang Perlu Dikenali Penulis
Setelah login, penulis masuk ke dasbor yang berisi daftar naskah miliknya. Beberapa bagian berikut layak Anda kenali sejak awal, karena di sanalah semua informasi penting tentang naskah muncul.
- Daftar naskah aktif dan arsip. Naskah yang masih berproses tampil terpisah dari naskah yang sudah terbit atau ditolak, lengkap dengan label tahapnya.
- Halaman detail naskah. Bagian ini umumnya dibagi per tahap editorial, sehingga Anda bisa melihat berkas dan catatan di setiap tahap yang sudah dibuka editor.
- Fitur diskusi. Ruang percakapan resmi antara penulis dan redaksi yang tercatat di sistem, berguna untuk pertanyaan maupun klarifikasi.
- Notifikasi dan profil akun. Pengaturan email notifikasi dan daftar peran Anda di jurnal tersebut tersimpan di sini.
Arti Status yang Sering Muncul di Dasbor Penulis
Label di dasbor bisa tampil dalam bahasa Inggris atau Indonesia, dan susunannya berbeda antarversi. Tabel berikut merangkum contoh label yang umum dilihat penulis beserta maknanya.
| Contoh label | Artinya | Yang sebaiknya Anda lakukan |
|---|---|---|
| Incomplete (belum lengkap) | Formulir submit belum diselesaikan sampai konfirmasi | Lanjutkan dan selesaikan submit, karena naskah belum masuk antrean editor |
| Submission | Naskah masuk dan menunggu pemeriksaan awal editor | Tunggu, dan pastikan email dari jurnal tidak masuk folder spam |
| Review | Naskah sedang ditelaah reviewer | Tunggu keputusan dan jangan mengirim naskah yang sama ke jurnal lain |
| Revisions Requested | Editor meminta perbaikan berdasarkan hasil review | Unggah revisi dan tanggapan per poin di halaman naskah yang sama |
| Accepted atau Copyediting | Naskah diterima dan masuk tahap penyuntingan | Tanggapi pertanyaan copyeditor dan simpan LOA bila sudah diterbitkan redaksi |
| Production atau Scheduled | Galley sedang disiapkan atau artikel sudah dijadwalkan ke terbitan tertentu | Periksa galley bila diminta |
| Published | Artikel sudah terbit di jurnal | Simpan tautan artikel dan DOI bila tersedia |
| Declined | Naskah ditolak | Baca alasan editor, perbaiki naskah, lalu pertimbangkan jurnal lain |
Label persisnya bisa berbeda tergantung versi OJS dan bahasa antarmuka yang dipakai jurnal.
Perlu diingat, status di dasbor hanya mencerminkan posisi naskah di sistem, bukan janji waktu. Lama setiap tahap berbeda tiap jurnal, bergantung pada beban redaksi dan ketersediaan reviewer. LOA yang terbit di tahap penerimaan juga bukan bukti terbit. Bila Anda belum pernah mengirim naskah lewat OJS, ikuti langkahnya satu per satu di panduan submit artikel ke OJS.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa kepanjangan OJS?
OJS adalah singkatan dari Open Journal Systems, perangkat lunak sumber terbuka untuk mengelola dan menerbitkan jurnal ilmiah secara daring yang dikembangkan oleh Public Knowledge Project (PKP).
Apakah jurnal yang memakai OJS otomatis terakreditasi SINTA?
Tidak. OJS hanya perangkat lunak pengelolaan jurnal. Status akreditasi harus dicek langsung pada profil jurnal di portal SINTA (sinta.kemdiktisaintek.go.id), sedangkan status Scopus dicek di daftar resmi milik pengindeksnya.
Siapa yang menentukan naskah diterima di OJS?
Keputusan diambil oleh editor jurnal berdasarkan hasil telaah reviewer. Sistem OJS hanya mencatat dan menjalankan keputusan tersebut, termasuk memindahkan naskah ke tahap berikutnya.
Mengapa tampilan OJS tiap jurnal berbeda?
Pengelola jurnal bebas mengatur tema, bahasa antarmuka, isi formulir, dan versi OJS yang dipakai. Karena itu nama menu dan susunannya bisa berbeda, walaupun alur dasarnya tetap Submission, Review, Copyediting, dan Production.
Apakah satu akun OJS bisa dipakai di banyak jurnal?
Bisa bila jurnal-jurnal tersebut berada dalam satu instalasi OJS yang sama, misalnya beberapa jurnal milik satu kampus. Untuk jurnal di instalasi lain, Anda perlu mendaftar akun baru di situs jurnal tersebut.
Apakah OJS hanya dipakai jurnal di Indonesia?
Tidak. OJS dikembangkan oleh Public Knowledge Project dan dipakai jurnal di banyak negara. Karena itu, pemahaman tentang alur dan peran di OJS juga berguna saat Anda mengirim naskah ke jurnal luar negeri yang memakai sistem yang sama.
Bila Anda ragu dengan status, permintaan revisi, atau komunikasi dengan redaksi, tim Pelopor Publikasi siap membantu membaca situasinya bersama Anda.
Konsultasi awal tanpa biaya. Keputusan akhir penerimaan naskah tetap berada pada editor dan reviewer jurnal.
