Cara merespons komentar reviewer sering lebih menentukan nasib naskah daripada yang dibayangkan banyak penulis. Naskah yang substansinya kuat bisa tertahan karena balasannya terkesan defensif atau tidak lengkap. Sebaliknya, naskah dengan banyak catatan bisa diterima karena penulisnya menanggapi setiap poin dengan tertib dan jujur.
Panduan ini membahas apa yang perlu Anda lakukan setelah email keputusan editor masuk: membaca jenis keputusannya, memetakan komentar, menyusun surat respons poin per poin, menyatakan ketidaksetujuan secara santun, sampai menandai perubahan di naskah. Di dalamnya ada template tabel respons dan contoh kalimat pembuka yang bisa langsung Anda sesuaikan.
Baca dulu keputusan editor untuk mengetahui seberapa besar revisi yang diminta. Setelah itu tanggapi setiap komentar secara terpisah dalam surat respons dengan format komentar reviewer, respons Anda, dan lokasi perubahan di naskah. Bersikaplah sopan dan tidak defensif, sampaikan ketidaksetujuan dengan argumen dan rujukan, tandai semua perubahan, lalu kirim revisi sebelum tenggat yang ditetapkan editor.
Tim Pelopor Publikasi bisa membantu Anda memetakan komentar reviewer dan menyusun surat respons yang runtut, sementara keputusan substansi penelitian tetap di tangan Anda.
Membaca Keputusan Editor Sebelum Membuka Naskah
Email keputusan biasanya berisi tiga bagian: keputusan editor, komentar dari masing-masing reviewer, dan instruksi pengiriman revisi termasuk tenggatnya. Baca seluruhnya sampai selesai sebelum mulai merevisi. Banyak penulis langsung melompat ke komentar reviewer dan melewatkan catatan editor, padahal catatan editor sering menunjukkan komentar mana yang dianggap paling penting.
Istilah keputusan bisa berbeda antarjurnal, tetapi maknanya umumnya jatuh pada salah satu dari empat kategori berikut.
| Keputusan | Artinya | Langkah Anda |
|---|---|---|
| Minor revision | Naskah dinilai layak, tinggal perbaikan kecil seperti kejelasan kalimat, format, atau kelengkapan rujukan. | Tanggapi semua poin dan kirim kembali. Revisi bisa diperiksa editor saja atau dikirim lagi ke reviewer, tergantung kebijakan jurnal. |
| Major revision | Naskah berpotensi diterima, tetapi ada masalah substansial pada metode, analisis, atau argumen. | Rencanakan revisi menyeluruh, siapkan respons yang rinci, dan bersiaplah naskah dinilai ulang oleh reviewer. |
| Resubmit (revise and resubmit) | Naskah belum bisa diterima dalam bentuk sekarang, tetapi editor membuka peluang pengiriman ulang setelah perubahan besar. | Perlakukan sebagai kesempatan kedua. Lakukan revisi mendasar, lalu kirim ulang sesuai instruksi editor, kadang sebagai kiriman baru. |
| Reject | Naskah ditolak dan tidak dipertimbangkan lagi di jurnal tersebut. | Pelajari komentar reviewer, perbaiki naskah, lalu pertimbangkan jurnal lain yang cakupannya lebih sesuai. |
Nama keputusan di sistem jurnal bisa berbeda, misalnya revisions required atau resubmit for review. Pegang maknanya, bukan istilahnya.
Pada jurnal berbasis OJS, periksa juga berkas lampiran dari reviewer pada tahap Review di dasbor penulis, karena sebagian reviewer menulis komentar langsung di dalam berkas naskah.
Memetakan Komentar Sebelum Menulis Balasan
Jangan langsung membuka naskah lalu memperbaiki komentar sesuai urutan. Cara ini membuat energi Anda habis pada komentar kecil, lalu terburu-buru pada komentar yang paling menentukan. Lebih baik petakan dulu seluruh komentar dalam satu dokumen kerja.
- Beri nomor setiap komentar. Pecah paragraf panjang reviewer menjadi poin terpisah, misalnya R1.1, R1.2, R2.1. Satu poin berisi satu permintaan.
- Kelompokkan berdasarkan jenis. Pisahkan komentar teknis ringan (bahasa, format, rujukan), komentar substansial (metode, analisis, interpretasi), dan komentar yang menurut Anda kurang tepat.
- Tandai komentar yang saling bertentangan. Kadang reviewer pertama meminta suatu bagian dipersingkat, sementara reviewer kedua meminta bagian yang sama diperluas. Catat dan tentukan sikap Anda sejak awal.
- Bagi tugas dengan rekan penulis. Bila naskah ditulis bersama, tentukan siapa mengerjakan poin apa dan siapa yang memegang versi induk naskah, supaya tidak ada dua versi yang saling bertabrakan.
- Catat tenggat dari editor. Tulis tenggat di bagian atas dokumen kerja, lalu susun jadwal mundur dari tanggal itu.
Kerjakan komentar substansial lebih dulu, karena perubahannya sering memengaruhi bagian lain naskah, termasuk jawaban untuk komentar yang kecil.
Etika Membalas Reviewer yang Perlu Dijaga
Nada balasan Anda dibaca oleh editor yang akan mengambil keputusan, sehingga sikap profesional sama pentingnya dengan isi perbaikan.
- Sopan tanpa berlebihan. Ucapkan terima kasih secara tulus di pembuka surat. Untuk setiap poin, cukup pengakuan singkat seperti “Terima kasih atas masukan ini” pada komentar yang memang membantu. Pujian yang diulang di setiap poin justru terasa tidak tulus.
- Tidak defensif. Hindari kalimat yang menyalahkan reviewer, misalnya “Reviewer tidak membaca bagian metode dengan teliti.” Bila reviewer salah paham, anggap itu tanda bahwa bagian tersebut belum cukup jelas, lalu perjelas tulisannya.
- Jujur tentang perubahan. Jangan menulis “sudah diperbaiki” bila perubahan hanya sebagian. Editor dan reviewer bisa langsung membandingkannya dengan naskah.
- Tanggapi semua komentar. Komentar yang tidak Anda setujui tetap perlu dijawab. Melewatkan satu poin mudah dibaca sebagai sikap mengabaikan reviewer.
- Tetap kritis terhadap permintaan rujukan. Bila reviewer meminta Anda mengutip sejumlah artikel yang tidak relevan dengan penelitian Anda, Anda boleh menolak secara sopan dan memberi tahu editor.
Ceritakan kondisi revisi Anda. Kami bantu menyusun prioritas perbaikan dan menata surat respons agar setiap poin terjawab dengan jelas.
Cara Merespons Komentar Reviewer Poin per Poin
Surat respons (response letter atau response to reviewers) adalah dokumen terpisah dari naskah. Isinya pembuka singkat untuk editor, lalu tanggapan untuk setiap komentar reviewer secara berurutan. Format tabel tiga kolom paling mudah dibaca karena editor bisa melihat komentar, jawaban, dan lokasi perubahan dalam satu baris. Bila jurnal menyediakan format sendiri, ikuti format jurnal.
Contoh Kalimat Pembuka Surat Respons
Pembuka cukup satu paragraf pendek. Contoh untuk jurnal berbahasa Indonesia:
“Yth. Editor [nama jurnal], bersama ini kami mengirimkan naskah revisi berjudul [judul artikel] dengan ID naskah [nomor]. Kami berterima kasih kepada Editor dan para Reviewer atas waktu serta masukan yang sangat membantu perbaikan naskah ini. Seluruh komentar telah kami tanggapi satu per satu pada tabel berikut, dan setiap perubahan di naskah kami tandai dengan warna kuning.”
Contoh untuk jurnal berbahasa Inggris:
“Dear Editor, thank you for the opportunity to revise our manuscript entitled [article title] (ID: [number]). We are grateful to the reviewers for their careful reading and constructive comments. We have addressed each comment point by point below, and all changes in the revised manuscript are highlighted in yellow.”
Template Tabel Respons dan Contoh Pengisiannya
Buat satu tabel untuk setiap reviewer, atau satu tabel besar dengan nomor komentar yang jelas. Berikut contoh pengisiannya.
| Komentar reviewer | Respons penulis | Perubahan dan lokasi di naskah |
|---|---|---|
| R1.1 Tujuan penelitian belum dirumuskan dengan jelas di pendahuluan. | Terima kasih atas masukan ini. Kami menambahkan rumusan tujuan penelitian secara eksplisit di akhir pendahuluan dan mengaitkannya dengan celah penelitian yang sudah diuraikan sebelumnya. | Pendahuluan, paragraf terakhir, halaman 3, baris 48 sampai 55. |
| R1.2 Ukuran sampel terlalu kecil untuk analisis regresi yang digunakan. | Kami memahami kekhawatiran ini. Ukuran sampel kami tentukan melalui analisis daya statistik sebelum pengumpulan data. Perhitungannya kini kami cantumkan di bagian metode, dan keterbatasan terkait ukuran sampel kami tambahkan di bagian penutup. | Metode, subbagian Partisipan, halaman 6, baris 120 sampai 131; Keterbatasan Penelitian, halaman 14. |
| R2.1 Tinjauan pustaka belum memuat penelitian terbaru di bidang ini. | Kami menambahkan pembahasan beberapa penelitian terbaru yang relevan dan menghapus rujukan yang kurang berkaitan dengan fokus penelitian. | Tinjauan Pustaka, halaman 4 sampai 5; Daftar Pustaka diperbarui. |
Contoh bersifat ilustratif. Sesuaikan nomor halaman dan baris dengan naskah revisi Anda.
Anatomi Satu Respons yang Baik
Respons yang baik memuat tiga hal: pengakuan singkat atas komentar, penjelasan tentang apa yang Anda lakukan, dan lokasi perubahan yang spesifik. Hindari jawaban satu kata seperti “Done” atau “Sudah”. Jawaban seperti itu memaksa reviewer mencari sendiri perubahan di naskah, dan itu bukan kesan yang ingin Anda tinggalkan.
Bila perubahannya berupa kalimat baru yang pendek, kutip kalimat tersebut langsung di kolom respons agar reviewer bisa menilai tanpa membuka naskah. Untuk perubahan yang panjang, cukup sebut lokasinya. Isi kolom lokasi paling akhir, setelah naskah benar-benar final, karena tambahan kecil di bagian awal bisa menggeser nomor halaman dan baris di bagian berikutnya.
Cara Menyatakan Tidak Setuju dengan Reviewer
Anda tidak wajib menuruti semua permintaan reviewer. Reviewer bisa keliru, bisa juga meminta sesuatu yang berada di luar cakupan penelitian Anda. Yang wajib adalah menanggapinya dengan argumen, bukan dengan perasaan.
- Akui bagian yang sah dari komentar. Mulailah dari hal yang bisa Anda terima, misalnya bahwa penjelasan di naskah memang belum cukup jelas.
- Sampaikan alasan dengan bukti. Gunakan data penelitian Anda, rujukan metodologis, atau batasan cakupan yang sudah dinyatakan sejak awal.
- Tawarkan jalan tengah. Bila analisis tambahan tidak mungkin dilakukan, Anda bisa menambahkan penjelasan, catatan keterbatasan, atau saran untuk penelitian lanjutan.
- Serahkan keputusan akhir kepada editor. Tutup dengan kalimat yang menunjukkan Anda terbuka bila editor menilai lain.
Contoh kalimatnya: “Kami menghargai saran Reviewer untuk menambahkan wawancara lanjutan. Namun, desain penelitian ini sejak awal dibatasi pada data survei, sebagaimana dijelaskan di bagian metode. Sebagai gantinya, kami menambahkan pembahasan keterbatasan ini dan merekomendasikan pendekatan kualitatif untuk penelitian berikutnya. Kami terbuka bila Editor menilai perlu penyesuaian lebih lanjut.”
Bila dua reviewer memberi saran yang bertolak belakang, jangan memilih diam-diam. Jelaskan di surat respons pilihan yang Anda ambil beserta alasannya, dan bila perlu mintalah arahan editor sebelum tenggat.
Menandai Perubahan di Naskah
Editor dan reviewer perlu melihat dengan cepat bagian mana yang berubah. Ada dua cara yang umum dipakai, dan pilihannya sebaiknya mengikuti instruksi jurnal.
- Track changes. Fitur Lacak Perubahan di Microsoft Word mencatat setiap tambahan dan penghapusan. Cara ini paling transparan, tetapi naskah bisa sulit dibaca bila perubahannya banyak.
- Penanda warna. Teks baru atau yang diubah diberi warna sorot atau warna huruf tertentu. Naskah tetap nyaman dibaca, tetapi bagian yang dihapus tidak terlihat, sehingga penghapusan penting perlu disebut di surat respons.
Sebagian jurnal meminta dua versi berkas, yaitu naskah bertanda perubahan dan naskah bersih tanpa tanda. Siapkan keduanya bila diminta, dan pastikan isinya identik selain penandaannya.
Perhatikan identitas penulis pada track changes. Fitur Lacak Perubahan menyimpan nama pengguna pada setiap perubahan dan komentar. Pada jurnal dengan review tersamar, nama ini bisa membuka identitas Anda. Gunakan fitur Inspect Document (Periksa Dokumen) di Word untuk menghapus informasi pribadi, lalu periksa kembali bahwa nama Anda tidak lagi muncul.
Mengunggah Revisi dan Mematuhi Tenggat
Tenggat revisi ditetapkan editor dan tercantum di email keputusan atau di dasbor jurnal. Hormati tanggal itu. Bila Anda memerlukan waktu tambahan, misalnya karena harus menganalisis ulang data, ajukan permintaan perpanjangan kepada editor sebelum tenggat berakhir, sertakan alasannya, dan tunggu konfirmasi. Diam sampai tenggat lewat bisa membuat editor menganggap Anda tidak melanjutkan proses.
Saat mengirim, unggah naskah revisi dan surat respons sesuai instruksi jurnal. Pada jurnal berbasis OJS, berkas revisi biasanya diunggah pada tahap Review di dasbor penulis, lalu editor diberi tahu lewat fitur diskusi. Nama menu bisa berbeda antarjurnal, jadi bila Anda belum terbiasa dengan sistemnya, baca dulu panduan cara submit artikel ke OJS yang menjelaskan alur dasbor penulis. Sebelum menekan tombol kirim, periksa daftar berikut.
- Semua komentar sudah punya respons dan keterangan lokasi perubahan.
- Nomor halaman dan baris di surat respons cocok dengan naskah versi akhir.
- Judul, abstrak, dan kesimpulan masih selaras dengan isi yang sudah direvisi.
- Rujukan baru sudah masuk ke daftar pustaka dengan format sesuai gaya jurnal.
- Identitas penulis sudah dihapus dari berkas bila jurnal memakai review tersamar.
Bila revisi Anda diterima, status naskah berubah menjadi diterima dan redaksi menerbitkan surat penerimaan. Agar tidak salah memahami dokumen ini, pelajari cara mendapatkan LOA jurnal yang sah beserta cara mengecek keasliannya, karena LOA belum menjadi bukti bahwa artikel sudah terbit.
Kesalahan Umum Saat Membalas Reviewer
- Jawaban terlalu umum. Kalimat seperti “Semua saran sudah kami perbaiki” tanpa rincian per poin sering memicu permintaan penjelasan ulang.
- Menggabungkan beberapa komentar dalam satu jawaban. Reviewer jadi sulit memastikan apakah setiap permintaannya sudah ditangani.
- Mengubah hal yang tidak diminta tanpa memberi tahu. Perubahan tambahan boleh saja, tetapi sebutkan di surat respons agar tidak terkesan disembunyikan.
- Membalas dengan nada emosional. Bila Anda masih kesal setelah membaca komentar, tulis draf dulu, diamkan, lalu baca ulang dengan kepala dingin sebelum dikirim.
- Lupa memperbarui bagian yang terdampak. Hasil analisis berubah, tetapi abstrak dan kesimpulan masih memuat angka lama.
- Mengunggah berkas yang salah. Versi lama atau versi tanpa penandaan terkirim karena penamaan berkas tidak tertib. Beri nama berkas yang jelas, misalnya dengan menyertakan kata revisi dan tanggal.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah semua saran reviewer wajib diikuti?
Tidak. Setiap komentar wajib ditanggapi, tetapi tidak semua saran wajib dituruti. Bila Anda tidak setuju, jelaskan alasannya dengan argumen dan rujukan, tawarkan jalan tengah bila memungkinkan, dan serahkan keputusan akhir kepada editor.
Apa bedanya minor revision dan major revision?
Minor revision berarti naskah dinilai layak dengan perbaikan kecil seperti kejelasan kalimat, format, atau rujukan. Major revision berarti ada masalah substansial pada metode, analisis, atau argumen yang harus dibenahi, dan naskah sering dinilai ulang oleh reviewer.
Bagaimana jika revisi tidak selesai sebelum tenggat?
Hubungi editor sebelum tenggat berakhir, jelaskan alasannya, dan ajukan perpanjangan. Jangan menunggu tenggat lewat tanpa kabar, karena editor bisa menganggap Anda tidak melanjutkan proses.
Perlukah berterima kasih di setiap poin respons?
Tidak perlu di setiap poin. Ucapan terima kasih yang tulus di pembuka surat sudah cukup, lalu tambahkan pengakuan singkat hanya pada komentar yang memang membantu. Ucapan yang diulang di setiap poin justru terdengar seperti formalitas.
Apakah revisi yang lengkap membuat naskah otomatis diterima?
Tidak otomatis. Editor bisa meminta revisi putaran berikutnya atau tetap menolak naskah bila masalah utamanya belum terselesaikan. Respons yang lengkap dan jujur memperbesar peluang, tetapi keputusan tetap berada pada editor.
Kirimkan hasil review yang Anda terima. Tim Pelopor Publikasi membantu Anda menyusun strategi revisi dan merapikan surat respons poin per poin.
Konsultasi awal tanpa biaya. Keputusan akhir penerimaan naskah tetap berada pada editor dan reviewer jurnal.
